Liste d’outils puissants pour faciliter le travail collaboratif

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Liste d’outils puissants pour faciliter le travail collaboratif

Liste d’outils puissants pour faciliter le travail collaboratif
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La gestion de l’information et la communication interne sont aujourd’hui des enjeux majeurs pour les entreprises. Nous faisons souvent face à une énorme quantité d’informations ou de tâches à gérer et il est parfois difficile de s’y retrouver. Pour y faire face, les entreprises ont besoin d’outils de travail collaboratif.

En effet, beaucoup de personnes voudraient travailler plus efficacement et rapidement, mais souvent, ceux-ci ne savent pas comment s’y prendre. Le partage des travaux professionnels et de l’information sont aujourd’hui essentiels à la productivité et la communication de l’entreprise.

Heureusement, nous vivons aujourd’hui une époque moderne où des outils collaboratifs existent et où il est possible de créer et partager ses fichiers de travail. Malheureusement, savoir quels outils utiliser n’est pas une mince affaire. C’est pourquoi nous allons découvrir aujourd’hui une sélection d’outils collaboratifs, des applications, des services en ligne ou des logiciels, qui amélioreront votre communication en entreprise.

Outils de Meeting virtuels

Il n’y a pas si longtemps, la vidéoconférence était difficile à mettre en place et donc peu utilisée. Aujourd’hui, c’est une façon routinière de collaborer. Certaines petites entreprises et certains services utilisent la visioconférence quotidiennement, car :

  • le coût des applications a baissé,
  • la bande passante et la vitesse du réseau ont augmenté,

rendant la connectivité plus fiable et la facilité d’utilisation améliorée.

1. Join.me

Join.me est un outil en forte croissance grâce à sa possibilité d’offrir des réunions à tous, peu importe où vous vous situez. Ce service de partage d’écran et de réunion en ligne élimine tous les inconvénients des meetings et réunions pour les améliorer. Nous l’avons tous déjà connu des réunions où nous perdions du temps par manque de concentration, ou encore pire, nous ne trouvions parfois pas de salles de réunion tout court!

Et c’est justement là qu’intervient Join.me puisqu’il vous permet d’organiser des réunions virtuelles en partageant votre écran avec d’autres participants. Il suffit de cliquer sur “share” pour obtenir un code d’accès que vous partagerez avec tous les participants. Ils pourront par après, grâce à ce même code d’accès, accéder à votre écran d’ordinateur. Des options de chat existent également pour faciliter la communication.

join.me

Join.me existe en version gratuite, mais également en version pro avec des fonctionnalités supplémentaires comme le partage de fenêtres, les présentations à plusieurs, la personnalisation de l’espace de réunion en ligne, pour ne citer qu’eux. Join.me existe également en application mobile pour les plus voyageurs d’entre vous.

Pour en savoir plus ou utiliser Join.me : https://www.join.me/

2. Go To Meeting

Go To Meeting est facile à comprendre et vous pouvez vous y habituer dès le premier essai. L’ensemble du système est auto-explicatif et vous n’avez pas besoin de passer par un manuel pour apprendre à utiliser les bases. Il peut générer un nouveau lien pour chaque conférence téléphonique que vous planifiez de sorte qu’il n’y ait pas deux réunions qui se superposent.

La qualité vidéo est bonne et ne traîne pas derrière votre ordinateur et vous pouvez facilement enregistrer toute la réunion pour prendre des notes par la suite.

GoToMeeting peut vous aider à communiquer avec des clients et à les diriger à toutes les étapes sans avoir à quitter vos bureaux. La facilité d’utilisation donne la possibilité d’avoir des réunions à la suite puisque tout ce que vous avez à faire est de cliquer sur “démarrer” et en une seconde la réunion peut débuter.

Pour en savoir plus ou utiliser GoToMeeting

Outils collaboratifs de stockage

3. Cubby

Cubby est à l’instar de Google Drive, Microsoft SkyDrive ou encore Dropbox, un service de stockage et de partage de documents en ligne. Vous direz certainement qu’il s’agit d’un énième identique service et banal, et pourtant, ce n’est pas vraiment le cas. En effet, le principal intérêt de Cubby est qu’il donne la possibilité de synchroniser n’importe quel dossier déjà existant sur votre ordinateur dans la limite de l’espace dont vous disposez. Mais ce n’est pas tout…

Si vous souhaitez partager votre bibliothèque multimédia appelé “X” avec un autre ordinateur, c’est faisable. Par exemple, si vous ne disposez que de 5 Go de stockage en ligne (offre gratuite), vous aurez droit à autant de données de synchronisation que vous le désirez si vous synchronisez d’un ordinateur à un autre! Et vous pouvez donc aller au delà de cette limite. Très pratique pour synchroniser facilement un PC avec un Mac par exemple.

Pour rappel, à la différence de Dropbox qui crée un dossier unique où l’internaute y place ses documents, dossiers et sous-dossiers, Cubby permet de partager un répertoire déjà existant qui a déjà été crée par l’utilisateur. Il vous est également possible de partager avec d’autres utilisateurs vos données en saisissant leur adresse mail ou en générant un lien public de partage.

Pour en savoir plus ou utiliser Cubby: https://www.cubby.com/

4. Evernote

Evernote est certainement connu par la majorité d’entre nous, mais nombreuses sont les personnes qui ignorent la puissance de ce gestionnaire de notes et documents. Ce logiciel vous permet de capturer toutes sortes d’informations (images, notes, vidéos, pages web, captures d’écran, listes de tâches, mémo vocal, pièce jointe, etc.). Une fois ces informations “capturées”, vous pourrez ensuite les trier comme bon vous semble ou encore les taguer, annoter, éditer, commenter ou les retrouver via un module de recherche.

Sa particularité est que toutes ses données sont enregistrées et stockées sur les serveurs de l’entreprise. Vous pourrez ainsi synchroniser ces données entre tous les ordinateurs et appareils mobiles. Un de ces atouts est également sa complémentarité du logiciel installé sur votre Mac ou PC avec vos applications mobiles. Vous êtes en voyage d’affaires? Prenez en photos vos factures de restaurants, vos frais d’hôtel, vos tableaux de réunion et synchronisez le tout ensuite avec vos autres appareils.

Pour en savoir plus ou utiliser Evernote : https://evernote.com/intl/fr/

Outils de gestion de réseaux sociaux

5. GaggleAmp

GaggleAmp est un excellent outil pour toute entreprise souhaitant démultiplier son impact sur les différents réseaux sociaux. L’outil permet de distribuer différents contenus à ses employés, clients ou ambassadeurs qu’ils peuvent ensuite partager sur les réseaux sociaux. Ceux-ci seront notifiés des messages que vous publiez, et pourront dès lors choisir si ils souhaitent le diffuser à leurs abonnés ou non.

Une autre fonctionnalité intéressante est la possibilité de récompenser les utilisateurs qui partagent vos contenus. Une très belle façon de motiver vos membres à partager vos contenus lors de campagnes marketing.

Pour en savoir plus ou utiliser GaggleAmp : https://gaggleamp.com/

Outils de collaboration de projet ou de tâches

Les premiers outils de gestion de projet étaient essentiellement des calendriers et des feuilles de calcul. Les outils de gestion de projet actuels en font beaucoup plus en intégrant des fonctions de collaboration sophistiquées, y compris le stockage de fichiers partagés, des endroits où les membres de l’équipe peuvent laisser des commentaires et poser des questions, ainsi que la messagerie instantanée, le partage d’écran et les conférences, le tout dans un espace de travail virtuel.

Ces outils améliorés peuvent rassembler les membres de l’équipe, quelle que soit leur localisation dans le monde réel, afin que chacun sache ce que les autres font avec les fonctions de planification, de communication, de gestion des fichiers et de coordination dans un seul tableau de bord.

6. Asana

Cette application web et mobile propose permet à une équipe de gérer ses tâches et de collaborer. Il s’agit en quelque sorte de réunions virtuelles qui optimisent les tâches collectives et qui centralisent une multitude d’éléments se rapportant à un même projet dans une même et unique interface. Cela peut aller d’un simple cahier des charges jusqu’à l’état d’avancement d’une tâche par exemple. Son ergonomie aboutie permet d’ajouter très simplement des tâches, de gérer des membres ou encore d’utiliser différentes fonctions de recherche.

Le but d’Asana est de diminuer notre dépendance aux e-mails et aussi de réduire les réunions futiles au bureau. Le principal rôle de cet outil est de tout retrouver (pages wiki, mails, google docs, etc.) au même endroit et que tout soit visible d’un simple coup d’oeil.

Pour l’anecdote, sachez que Asana a été créée par Dustin Moskovitz ainsi que Justin Rosenstein, qui tous les deux ont travaillé sur l’amélioration de la productivité au sein des employés de Facebook.

Pour en savoir plus ou utiliser Asana : https://asana.com/

7. Basecamp

Cet outil de gestion de projet collaboratif offre des fonctions pour la gestion de vos projets et facilite la communication, le partage de fichiers ou encore la visualisation des échéances entre collaborateurs. Vous pouvez créer des to-do-list, organiser des documents en un seul endroit ou encore faire un suivi des tâches et les partager avec des collègues ou clients.

Basecamp prend en charge de nombreux formats populaires comme Word, Excel, Photoshop, PDF, PNG et j’en passe. De plus, il s’intègre parfaitement avec plusieurs applis mobiles et ordinateurs de bureau afin de gérer votre production de rapports, vos sauvegardes de fichiers ou encore le suivi des heures.

Pour en savoir plus ou utiliser Basecamp : https://basecamp.com/

8. Trello

Ce service en ligne de gestion de projet aide à mieux organiser ses activités. Il a été inspiré par la méthodologie Kanban et Toyota et assure donc un gain de temps dans nos projets. Trello se présente la forme d’un tableau de bord sur lequel nous pouvons épingler toute une série de petites cartes dans des listes qui renferment une multitude d’options en cliquant dessus. Vous y indiquez vos tâches par exemple et vous les accrochez sur vos tableaux. Vous disposez ensuite vos panneaux comme vous le souhaitez (listes, colonnes, etc.).

Cet outil répondra parfaitement aux attentes des entreprises qui souhaitent gérer des projets de façon visuelle et collaborative. L’outil est gratuit, mais propose également une formule payante pour ceux qui souhaitent bénéficier de services supplémentaires. Il est disponible sur le web, Android, iOS et même Windows 8.

trello

Pour en savoir plus ou utiliser Trello : https://trello.com/

9. RealtimeBoard

RealtimeBoard est un tableau blanc en ligne. Son originalité est de permettre la collaboration visuelle en entreprise. De nombreux entrepreneurs l’utilisent pour créer, co-concevoir et collaborer en construisant leur workflow autour d’un seul outil. RealtimeBoard permet neuf intégrations internes avec : JIRA d’Atlassian, Slack, Trello, Dropbox, Box, OneDrive, Google Drive, Google Contacts et Facebook.

RealtimeBoard peut être utilisé comme salle de réunion, ce qui permet de collaborer 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, de manière asynchrone ou en temps réel depuis n’importe quelle partie du monde, rendant le processus aussi transparent que possible.

Pour en savoir plus ou utiliser RealtimeBoard

Outils de communications – Messageries

10. Slack

Crée par Stewart Butterfiled, le co-fondateur de Flickr, permet la création de groupes et de chaînes en intégrant des fichiers ainsi que des messages issus de multiples sources comme Dropbox, Google Drive, ou encore Twitter par exemple. Il centralise ainsi toutes les communications nécessaires au travail d’équipe.

Plusieurs membres d’une même équipe de collaboration peuvent par après travailler avec ces différents outils et construire ensemble leur propre projet. Chaque chaîne de discussion correspond à un sujet de conversation et d’autres membres peuvent venir y s’abonner et être tenu au courant des événements. Vous n’êtes notifié que si l’on vous mentionne dans une chaîne de discussion. Pratique pour éviter de recevoir des notifications sonores à répétition (que vous pouvez bien sûr configurer en fonction de vos envies).

slack

Slack est compatible avec des dizaines de services de messagerie en ligne ou de stockage dans le cloud. L’outil est gratuit, mais comme partout, des options plus poussées sont disponibles pour ceux qui le souhaitent (moyennant paiement bien entendu!).

11. HipChat

Un outil très pratique qui fait office de service de chat privé professionnel pour vos groupes de travail qui souhaitent communiquer de façon fluide. Il suffit de quelques clics pour inviter ses collègues et partager vos fichiers dans vos différents salons de chats grâce à un système de drag and drop. Fonctionnant avec le Cloud (et ne nécessite donc aucune installation), vous pourrez également participer à des conversations en One to One ou à des espaces de messagerie permanents pour remonter facilement une conversation dans le temps en cas de besoin.

HipChat est gratuit, mais en payant 2 dollars par mois, vous bénéficierez d’options supplémentaires comme des conversations vidéo, un historique de message bien plus important, un stockage de fichiers illimité, un contrôle de sauvegarde de l’historique (pas disponible dans la version gratuite) ainsi qu’un partage d’écran privé.

Pour en savoir plus ou utiliser HipChat

12. Flock

Flock est un moyen de communication facile et transparent avec les équipes qui augmente la productivité de l’équipe en réduisant les courriels. Vous n’aurez plus à perdre votre temps en réunions car vous pouvez discuter d’idées sur Flock chat. Étant l’un des meilleurs outils de collaboration en ligne pour les entreprises, vous pouvez vous connecter avec votre équipe sur des messages, des appels vidéo, gérer des projets avec des tâches, des discussions de groupe, des sondages et des rappels et intégrer vos applications préférées.

Pour en savoir plus ou utiliser Flock

Comment choisir des outils de travail collaboratif ?

Les entreprises devraient choisir un logiciel qui répond à leurs besoins individuels. Voici les principaux critères de choix pour chaque outil de travail collaboratif :

Recherchez la facilité d’utilisation

C’est évidemment l’un des critères les plus importants. Si un service marche bien mais qu’il faut y consacrer beaucoup de temps pour s’y habituer, cela n’aidera pas les équipes (surtout les équipes à croissance rapide.) Demandez une démo et préférez une interface intuitive et une navigation simple.

Soyez attentif aux options de sécurité

Collaborer avec des équipes ne signifie pas que toutes les conversations et tous les fichiers doivent être publics. Parfois, vous voudrez que les membres de l’équipe aient des conversations privées ou travaillent sur des projets sensibles. Assurez-vous d’examiner les options de confidentialité avant de choisir un service.

Préférez les solutions cloud

La technologie dans le nuage présente de nombreux avantages. Elle peut résoudre vos problèmes de contrôle de version en vous permettant de voir les modifications et les activités récentes. Toutes les informations sont stockées en ligne pour que tout le monde puisse y accéder, où qu’il se trouve.

Préférez plusieurs fonctionnalités

Certains outils offrent un excellent service, mais ne sont axés que sur un aspect de la collaboration en équipe. Réfléchissez un peu à l’efficacité réelle de ce système. Les équipes souhaitant travailler ensemble peuvent finir par passer du temps à changer de logiciel complémentaire. Il est préférable de rechercher un outil qui soit riche en fonctionnalités et qui permette aux gens diverses utilisations.

Intégrations et compatibilité

Il est préférable d’utiliser un outil à fonctions multiples mais pas toujours. Recherchez des outils qui s’intègrent parfaitement avec d’autres applications ou logiciels. La compatibilité est également importante. Par exemple, vos outils doivent prendre en charge tous les types de fichiers que votre équipe utilise normalement.

Conclusion

Ça y est, vous disposez désormais d’un arsenal d’outils puissants, pratiques et peu onéreux pour devenir plus productifs lorsque vous travaillez. Il vous suffit plus que de tester leurs périodes d’essais et de les apprivoiser. Peut-être connaissez vous d’autres outils! Si oui, n’hésitez pas à nous les partager!

2018-12-04T14:24:58+00:00

4 Comments

  1. Laurent - Success Store septembre 29, 2014 à 9:16

    Liste très intéressante avec certains outils que je ne connaissais pas et qui semblent être très intéressants.
    Pour avoir essayé plusieurs outils collaboratif, son choix doit se faire suivant son ressenti / UX à l’utilisation. J’avais beaucoup entendu parler de Trello avec beaucoup d’articles élogieux mais je me suis senti de suite plus à l’aise avec Asana.

  2. Mehdi Talhi septembre 29, 2014 à 10:39

    Merci pour vos commentaires et vos contributions! 🙂 Tous ces outils sont efficaces, après, comme vous le dites si bien Laurent, tout dépend de l’utilisation de chacun. Merci pour vos feedbacks. Bonne journée!

  3. Marie octobre 6, 2014 à 12:13

    De notre côté, nous utilisons depuis plusieurs l’année l’outil Planzone. C’est un logiciel de gestion de tâches et de projets collaboratifs accessible en ligne. Nous sommes une vingtaine à l’utiliser dans notre société et l’avons adopté très rapidement. Ce qui n’était pas une mince affaire car nous ne sommes pas du tout formés à la gestion de projet, mais Planzone s’apparente plus à une méthode de gestion du travail en équipe. Désormais, nous savons sur quoi nos collaborateurs travaillent et pouvons facilement échanger et partager nos impressions.

  4. Françoise Sarto octobre 31, 2014 à 11:54

    Bonjour,
    Il manque peut-être les outils de MindMapping partageables ? Mindomo par exemple, permet de structurer des idées à plusieurs – faire du brainstorming même à distance…

Les commentaires sont fermés.

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