Il est de plus en plus question de gestion de projet en entreprise mais cela reste vague pour de nombreuses personnes. Cet article vous propose de réaliser une explication complète sur la gestion de projet, ce que cela implique et les étapes qu’elle comporte.

Qu’est-ce que la gestion de projet ?

La gestion de projet ou, en anglais project management, est une discipline de l’administration des affaires, dont l’objet d’étude couvre:

  • la planification,
  • l’organisation,
  • la motivation,
  • le contrôle des ressources nécessaires,

pour atteindre un but prédéterminé, c’est-à-dire pour réaliser un objectif.

La gestion de projet peut être comprise comme un ensemble d’actions déterminées qui garantissent la réalisation d’un objectif dans des délais précis, pendant lesquels les ressources, les outils et les talents sont utilisés et visualisés sur un tableau de bord.

Ce type d’étude permet d’évaluer, de gérer et de contrôler des processus de nature très diverse, en appliquant des méthodologies, des raisonnements et des concepts.

Qu’est-ce qu’un projet

Un projet peut être défini comme un défi temporaire créé pour obtenir un produit ou un service. Tous les projets visent à atteindre un résultat souhaité dans un délai donné et avec un budget limité.

Pour mieux comprendre ce qu’est un projet, voici quelques exemples. Un projet peut être :

  • la construction d’un bâtiment,
  • la conception d’un nouveau logiciel,
  • l’installation d’un site industriel,
  • la création d’un livre,
  • le développement d’une stratégie commerciale,
  • etc.

Avant tout projet auquel nous serons confrontés, nous aurons trois restrictions de base : le temps, les coûts et la portée, c’est ce qu’on appelle la triple restriction du projet.

Les paramètres de la gestion de projet

Le chef de projet sera confronté à un conflit. Il devra gérer les intérêts conflictuels de quatre variables, à savoir : la portée, le temps, les coûts et la qualité. Seuls trois d’entre eux peuvent être réglés en même temps.

gestion-projetSi la portée, la qualité et les ressources disponibles pour un projet donné ont été prédéterminées, dans ce cas, le facteur temps sera la variable que nous pourrons ajuster pour l’achèvement du projet.

Ce qui ne peut jamais arriver, c’est que ces variables : portée, temps, ressources et qualité, soient fixées arbitrairement. Dans ces cas, le projet est voué à l’échec.

C’est ce qui se passe avec les projets dans lesquels l’investisseur exige la réalisation du projet “hier”, avec un budget aussi bas que possible et avec une qualité élevée. Les chefs de projet doivent négocier l’étendue des tâches à accomplir, mais si l’investisseur insiste sur ce qu’il demande, cela peut conduire à un échec.

Avantages de la gestion de projet

Les avantages d’une gestion de projet efficace sont :

  • Répartition efficace des ressources et du temps. Éviter le gaspillage, la rareté et autres pièges qui diminueraient la rentabilité du projet.
  • Un plus grand contrôle sur le sort de l’organisation. Les projets à entreprendre peuvent être visualisés et organisés.
  • Une plus grande garantie de succès. Comme les projets non planifiés sont à la merci de ce qui peut mal tourner, sans conscience de ce qu’ils impliquent ou se déroulent simplement de manière désorganisée.
  • De plus grandes marges pour l’apprentissage. Parce que la gestion de projet fournit en fin de compte un retour d’information précieux sur les performances de l’organisation et sur ses forces et faiblesses dans la mise en œuvre du projet.

Différences tâches et projet

Il existe une distinction importante de concepts que nous devons connaître avant d’approfondir le management de projet, nous parlons de la distinction entre projet et tâches répétitives.

Les tâches sont généralement confondues avec les projets, bien que la seule chose qu’elles aient en commun soit qu’elles sont exécutées par des personnes, qui sont limitées par des ressources, la plupart du temps rares, et qu’elles doivent être planifiées et contrôlées.

Quelles sont donc les différences ? L’une des différences les plus importantes entre la tâche et le projet est que :

  1. les premières sont répétitives et se maintiennent dans le temps,
  2. les projets sont uniques et temporaires.

Méthodologies pour la gestion de projets

Il existe trois grandes méthodologies de gestion de projet, qui utilisent divers outils matériels et conceptuels, et qui sont :

Le diagramme de Gantt

Cette méthodologie est utilisée depuis des décennies et est probablement la plus connue de toutes celles de la gestion de projet, en raison de sa relative simplicité.

Il s’agit d’un diagramme à deux axes, dans lequel les tâches et les activités de chaque projet sont détaillées, en les associant à un chronogramme qui détaille leur début, leur durée et leur clôture.

Les différentes phases du projet doivent être incluses dans ce calendrier, en l’organisant de manière séquentielle, afin d’obtenir une sorte de “script” ou de procédure à suivre pendant l’exécution du projet.

Pert/CPM

PERT et CPM sont deux méthodes utilisées pour, avec les moyens disponibles, planifier le projet afin d’atteindre son but avec succès.

Les techniques PERT et CPM préparent le plan en représentant graphiquement toutes les opérations impliquées dans le projet et les mettent en relation, en les coordonnant en fonction des exigences technologiques.

  • La méthode PERT est plus recommandée pour les projets de recherche. Ce sont ceux dans lesquels il y a le problème de l’estimation des temps de travail et, d’autre part, il n’y a pas de précédent pour le calcul des coûts par unité de temps.
  • La méthode CPM est applicable aux situation dans lesquelles il est facile d’estimer les temps et les coûts. L’intérêt est de savoir quelle est la combinaison coût/durée de chaque tâche afin que le coût total minimum du projet puisse être atteint.

Ces méthodes permettent de :

  1. Identifier quels emplois seront nécessaires en premier lieu et quand les questions de collecte de matériel et de financement devraient être abordées.
  2. Identifiez le travail qui existe et la quantité qui sera nécessaire à un moment donné.
  3. Déterminer le statut du projet en cours par rapport à la date d’achèvement prévue.
  4. Identifier les activités critiques du projet.
  5. Identifiez les activités non critiques et le temps qu’elles peuvent prendre en cas de retard.
  6. Si le projet est en retard, où peut-on renforcer l’avancement pour compenser le retard et quel est le coût impliqué ?
  7. La planification et la programmation d’un projet se font avec un coût total minimum et une durée optimale.

Méthode du chemin critique

La plus récente des trois méthodologies pour piloter un projet, mais l’une des plus célébrées par les spécialistes, est très pratique pour les projets complexes qui nécessitent une perspective simplificatrice. Elle consiste à déterminer, parmi toutes les activités qui composent le projet, lesquelles sont “critiques”, c’est-à-dire celles qui déterminent sa durée maximale, puis à réduire le temps estimé pour chacune d’entre elles en incorporant des “tampons temporels” à des endroits clés. Ces tampons diversifient les tâches, permettant de gagner du temps et de l’efficacité sur la tâche déterminée.

Optimisation de la gestion de projet ?

Selon le type de projet ou ses besoins, l’optimisation du temps, des ressources sont réalisées via :

Séquence traditionnelle : Ce sont les projets qui sont exécutés étape par étape. C’est-à-dire que vous devez terminer une phase pour commencer la suivante. L’avantage est évident, il permet de gérer de manière simple la progression dans chaque étape et de chaque responsable. Cependant, il provoque le redémarrage des projets en obligeant à revenir au début en cas d’échec.

Méthode Agile : Elle a la particularité de “diviser” les tâches en morceaux et de fixer un temps précis pour les accomplir. L’objectif est de pouvoir réaliser des projets qui répondent à des normes de qualité très élevées et respectent les priorités de planification. Les méthodes agiles contribuent également à l’accélération des activités, à l’augmentation de la productivité et à un plus grand engagement des parties.

Exemple de Scrum :

Scrum est un processus dans lequel un ensemble de bonnes pratiques sont appliquées régulièrement pour travailler en collaboration, en équipes, et pour obtenir le meilleur résultat possible pour un projet. Au sein de Scrum, des livraisons partielles et régulières du produit final sont effectuées, classées par ordre de priorité selon le bénéfice qu’elles apportent au bénéficiaire du projet.

Scrum est particulièrement adapté aux projets dans des environnements complexes, où les résultats doivent être obtenus rapidement, où les exigences sont changeantes ou mal définies, où l’innovation, la compétitivité, la flexibilité et la productivité sont essentielles.

Dans Scrum, un projet est exécuté en cycles de temps courts et de durée fixe. Ce sont des itérations qui sont normalement de 2 semaines. Chaque itération doit fournir un résultat complet, une augmentation du produit final qui peut être livré avec un minimum d’effort au client lorsqu’il le demande.

Gestion du changement : Cette méthodologie permet de se concentrer sur la gestion du changement au sein du projet. En mettant l’accent sur la planification des risques et en tirant parti des changements lorsqu’ils se produisent.

Ils peuvent identifier les risques potentiels en dehors du cadre du projet et fournir des techniques de gestion des changements de masse pour avancer vers l’achèvement du projet.

Étapes de la gestion de projet

Les étapes ou phases de la gestion du projet sont les suivantes :

Analyse de faisabilité

C’est la première étape qui est exécutée dans la mise en œuvre des projets et vise à déterminer si l’entreprise obtiendrait des avantages économiques et/ou stratégiques avec la réalisation de ceux-ci.

Grâce à un logiciel de gestion de projet, un dossier du projet est créé, une analyse de la portée, des méthodologies et des services impliqués est effectuée, afin de déterminer les risques potentiels et d’appliquer l’étude de faisabilité dans les délais souhaités pour connaître le coût total et la qualité. Ce type d’outils de gestion est essentiel surtout si vous avez un portefeuille de projets.

Si les chiffres sont positifs, nous passons alors à la deuxième étape.

Planification du travail

La planification, est essentielle pour répondre à des questions telles que :

  • Que faut-il faire ?
  • Qui va le faire ?
  • Combien cela va-t-il coûter ?
  • Comment faire ?
  • Quand faut-il le faire ?

Le planning est ce qui rendra l’atteinte de l’objectif final plus facile ou plus difficile.

Un bon plan de projet doit comprendre au moins les éléments suivants :

  1. Définition du problème.
  2. Mission
  3. Objectifs
  4. Les besoins des clients traduits en produits ou services.
  5. La portée du projet, y compris la justification, la description du produit, les produits livrables et les objectifs.
  6. Exigences contractuelles.
  7. Structure de la division du travail.
  8. Ordres du jour.
  9. Horaire de travail.
  10. Ressources nécessaires : personnes, équipement, matériel, services de soutien…
  11. Analyse des risques.
  12. Systèmes de contrôle.

Pour une planification efficace, nous avons besoin :

  • Définir clairement le problème à résoudre.
  • Participation des responsables de la mise en œuvre des tâches du projet à l’élaboration du plan.
  • Décomposez le projet en petites tâches.
  • Pour estimer la durée de chaque tâche, son coût et les ressources nécessaires.
  • Analyser le risque inhérent au projet.
  • Élaborer un plan d’urgence B.

Exécution du projet

C’est peut-être la phase la plus importante. C’est là que toutes les idées, la planification et les conceptions sont concrétisées, en utilisant les techniques, les ressources et les processus prévus ci-dessus.

Au cours de cette étape, les tâches prévues sont exécutées et un rapport est établi sur leur déroulement, c’est-à-dire sur les obstacles rencontrés, les résultats obtenus et toutes les informations nécessaires pour alimenter la phase de contrôle. C’est à ce stade que tout ce qui est prévu est déployé.

Suivi et contrôle

Au cours de cette étape, vous devez vérifier que le processus produit les résultats escomptés et vous devez tirer les conclusions pertinentes des informations recueillies au cours de l’exécution. Sur la base de ces conclusions, les stratégies peuvent être modifiées, des corrections peuvent être apportées et le processus peut être orienté vers un résultat idéal.

Clôture du projet

L’achèvement d’un projet est également très important, car à ce stade, l’ensemble du processus est évalué rétrospectivement, en prenant note des échecs, des accidents, des événements imprévus et en produisant un rapport qui peut être utilisé pour planifier et mettre en œuvre de futurs projets. C’est le stade de l’apprentissage. Si les projets sont couronnés de succès, c’est là que l’on fait le bilan de ce qui a été réalisé.

Conclusion : La gestion de projet est une tâche extrêmement importante et nécessaire pour les entreprises de tout secteur, car elle leur permet d’obtenir le contrôle des tâches, des domaines, des processus et des données dans le but d’harmoniser les opérations au sein de l’organisation et de respecter les calendriers et les estimations de productivité.